Топливные карты как средство контроля и мониторинга затрат на топливо

23.07.2021 

 

Расходы на горючее для многих транспортных компаний составляют примерно половину всех затрат. При этом руководители часто не знают, куда и почему уходят такие средства. Сотрудники могут сливать, продавать или просто не покупать топливо, и владельцу об этом долгое время не будет известно. В те годы, когда горючее стоило относительно дешево, с этим можно было мириться. Но сейчас цены на бензин и дизель постоянно растут, регулярно устанавливая новые рекорды. Поэтому любому предприятию, использующему автотранспорт в своей работе, важно знать точный расход топлива.

Отслеживать траты бензина или дизеля можно несколькими способами:

· Считывать информацию со штатных датчиков. Это простой, но не слишком эффективный вариант. Во-первых, датчики стоят далеко не на всех автомобилях, а только на самых новых. Во-вторых, их точность зачастую оставляет желать лучшего.

· Отслеживать с помощью GPS/ГЛОНАСС. Такой способ позволяет контролировать маршруты и скорость передвижения. Полученные данные можно использовать для расчета расхода топлива, но точность всегда остается невысокой.

· Контролировать с помощью проточных датчиков. В отличие от штатных сенсоров, ДРТ имеют высокую точность и помогают отследить даже малейшие изменения расхода. Но установка таких датчиков — дорогое мероприятие. Кроме того, они не позволяют предотвращать слив топлива из баков.

В итоге ни один из стандартных способов не дает полного понимания ситуации. При этом каждый из них требует определенных затрат. Они особенно высоки в тех случаях, когда планируется использовать высокоточные датчики. Альтернативой являются топливные карты для юрлиц. Они хоть и не дают возможности узнать точно, куда водитель залил купленное топливо и с какой скоростью оно израсходовалось, но позволяют систематизировать статистику расходов и предотвратить умышленное расточительство.

Как топливные карты позволяют контролировать траты?

На сегодняшний день топливные карты — это не просто платежное средство с некоторым балансом, который нужно регулярно пополнять. Это целая система, позволяющая отслеживать траты за любой период времени.

Все транзакции, которые проводятся на АЗС, мгновенно отображаются в «Личном кабинете» руководителя. Если раньше водитель мог купить топливо на непроверенной заправке, оставив начальство в неведении, то теперь он будет понимать, что все его действия останутся в памяти системы. Одно это обстоятельство значительно уменьшает риски кражи: сотрудники часто занимаются махинациями только потому, что считают свои действия незаметными.

Впрочем, главное в топливных картах — это не столько предотвращение хищения горючего, сколько возможность отслеживать статистику трат. В «Личном кабинете» указывается расход средств по каждому из счетов. Зная маршруты и характеристики конкретных автомобилей, можно легко вычислить средний размер трат для той или иной машины.

Используя данные о стандартном расходе, можно установить лимиты. Это искусственные финансовые ограничения, которые настраиваются руководителем. Их необязательно устанавливать сразу после продажи топливных карт, эта функция остается доступной в любой момент. Если сотрудник превысит лимит на день, ему придется ждать до завтра, чтобы заправить автомобиль, либо платить за топливо из собственного кармана. Аналогичная ситуация произойдет при достижении ограничения, установленного на месяц.

Но если лимиты превышаются слишком часто, стоит постараться найти объективную причину. Для этого достаточно заново проанализировать маршруты, пересадить за руль другого водителя или провести техосмотр транспортного средства. Если вины сотрудника в перерасходе нет, можно просто увеличить лимиты до требуемого уровня.

Плюсы мониторинга с помощью топливных карт

Главное преимущество топливных карт по сравнению с другими способами контроля трат — дешевизна. В одних случаях продукт распространяется бесплатно, в других — имеет символическую цену. Все остальные решения для мониторинга требуют в разы больших вложений.

Второй важный плюс карт — надежность. Любой датчик может выйти из строя или начать передавать неправильные показания. Чтобы установить этот факт, придется отправлять автомобиль на ремонт и терять деньги из-за простоя. Топливные карты не ломаются и не ошибаются в показаниях. Все траты фиксируются автоматически и передаются по интернету в «Личный кабинет».

Наконец, топливные карты позволяют не только отслеживать расходы, но и сокращать их. Размер экономии за счет отсутствия краж и компенсации НДС доходит до 30 %.